Ответственный подход к документам — залог не только успешной, но и законной деятельности компании. Потому что многие бумаги по закону требуется хранить длительное время, а в случае ликвидации — даже передавать на хранение в государственные архивные фонды.
Перед руководителем каждой компании встает вопрос: как эффективнее и правильнее организовать хранение — выделить под архив помещение в собственной компании или делегировать эту задачу профессионалам и выбрать внеофисное хранение документов?
Что такое внеофисное хранение?
Это передача всего архива компании в профессиональные, специально организованные архивохранилища. В этом случае документы проходят необходимую обработку и пребывают в полной безопасности.
Как устроено хранилище?
Такие помещения обычно представляют собой специально построенные или полностью переоборудованные здания, имеющие все необходимое для того, чтобы гарантировать идеальную сохранность бумаг и порядок в них:
- высокочувствительную систему пожарной сигнализации, так как огонь — главный враг бумаги, защита от него очень важна;
- современные системы пожаротушения, подходящие для помещений, в которых хранят документы на бумажных носителях;
- охранная сигнализация — чтобы никто из посторонних не мог проникнуть в архив;
- климат-контроль — для обеспечения оптимальной температуры, влажности и светового режима;
- система шифровки и кодов на коробах — в этом случае архивохранение может быть по-настоящему надежным — даже сотрудник архива не сможет получить доступ к бумагам, если у него нет соответствующего кода, он просто не найдет нужный документ.
Преимущества и недостатки внеофисного хранения
Если вы решите передать бумаги в профессиональное архивохранилище, вам откроются следующие плюсы:
- максимальная надежность сохранности оригиналов документов;
- помещения, в которых вы раньше хранили содержимое освободятся, а значит, можно будет перестать их арендовать и сэкономить деньги или разместить сотрудников с большим комфортом;
- все документы будут в полном порядке, так как их обработкой будут заниматься профессионалы;
- вы и ваши сотрудники будете избавлены от необходимости проводить архивные работы, которые не слишком интересны большинству людей;
- при необходимости вы в любой момент сможете получить доступ как к подлинникам, так и к копиям бумаг, доставить их в офис или поработать с ними в специально оборудованных помещениях в хранилище.
Единственный минус решения отправить архив в профессиональное хранилище — то, что это платная услуга. Но комфорт и экономия времени полностью оправдывают финансовые затраты.