Внеофисное хранение документов: особенности и преимущества

Ответственный подход к документам — залог не только успешной, но и законной деятельности компании. Потому что многие бумаги по закону требуется хранить длительное время, а в случае ликвидации — даже передавать на хранение в государственные архивные фонды.

Перед руководителем каждой компании встает вопрос: как эффективнее и правильнее организовать хранение — выделить под архив помещение в собственной компании или делегировать эту задачу профессионалам и выбрать внеофисное хранение документов?

Что такое внеофисное хранение?

Это передача всего архива компании в профессиональные, специально организованные архивохранилища. В этом случае документы проходят необходимую обработку и пребывают в полной безопасности.

Как устроено хранилище?

Такие помещения обычно представляют собой специально построенные или полностью переоборудованные здания, имеющие все необходимое для того, чтобы гарантировать идеальную сохранность бумаг и порядок в них:

  • высокочувствительную систему пожарной сигнализации, так как огонь — главный враг бумаги, защита от него очень важна;
  • современные системы пожаротушения, подходящие для помещений, в которых хранят документы на бумажных носителях;
  • охранная сигнализация — чтобы никто из посторонних не мог проникнуть в архив;
  • климат-контроль — для обеспечения оптимальной температуры, влажности и светового режима;
  • система шифровки и кодов на коробах — в этом случае архивохранение может быть по-настоящему надежным — даже сотрудник архива не сможет получить доступ к бумагам, если у него нет соответствующего кода, он просто не найдет нужный документ.

Преимущества и недостатки внеофисного хранения

Если вы решите передать бумаги в профессиональное архивохранилище, вам откроются следующие плюсы:

  • максимальная надежность сохранности оригиналов документов;
  • помещения, в которых вы раньше хранили содержимое освободятся, а значит, можно будет перестать их арендовать и сэкономить деньги или разместить сотрудников с большим комфортом;
  • все документы будут в полном порядке, так как их обработкой будут заниматься профессионалы;
  • вы и ваши сотрудники будете избавлены от необходимости проводить архивные работы, которые не слишком интересны большинству людей;
  • при необходимости вы в любой момент сможете получить доступ как к подлинникам, так и к копиям бумаг, доставить их в офис или поработать с ними в специально оборудованных помещениях в хранилище.

Единственный минус решения отправить архив в профессиональное хранилище — то, что это платная услуга. Но комфорт и экономия времени полностью оправдывают финансовые затраты.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector